PEDOMAN PEMELIHARAAN KAPAL

I.         PENGERTIAN UMUM

1. Pemeliharaan Kapal adalah kegiatan perawatan dan perbaikan kapal yang dilaksanakan sendiri atau pihak lain baik pada masa operasi atau  diluar masa operasi kapal, dalam rangka  mempertahankan kelaiyakan kapal sehingga dapat beroperasi secara maksimal.
2. Rencana Kerja Pemeliharaan Kapal adalah rencana kegiatan yang di prioritaskan penyelesaiannya selama kurun waktu tertentu yang meliputi rencana kerja pemeliharaan, kebutuhan material / peralatan dan suku cadang kapal.
3. Perawatan kapal adalah semua kegiatan yang harus dilaksanakan oleh anak buah kapal (ABK) untuk mencegah atau menghindarkan timbulnya perbaikan kapal  yang tak terduga dalam masa operasi.
4. Perbaikan Kapal adalah kegiatan yang direncanakan secara periodik sesuai persyaratan / regulasi Badan Klasifikasi dan Pemerintah, serta pekerjaan yang tidak dapat direncanakan / diperkirakan sebelumnya atau tidak terduga selama kapal dalam masa operasi.
5. Perbaikan Yang Direncanakan adalah perbaikan yang harus dilaksanakan secara periodik sesuai persyaratan / regulasi dari Badan Klasifikasi dan Pemerintah yang meliputi: Docking Repair, Continous Survey Machine (CSM), Continous Survey Hull (CSH), Boiler Survey.
6. Perbaikan Terduga adalah perbaikan yang lazim disebut Running Repair meliputi: Kegiatan perbaikan yang mendesak dan tidak dapat ditangguhkan selama kapal dalam masa operasi.  
7. Emergency Repair yaitu tindakan perbaikan yang mendesak karena adanya keadaan darurat kapal, yaitu keadaan mendadak yang tidak diperkirakan sebelumnya dan dapat membahayakan kesalamatan jiwa manusia, kapal, muatan, kelestarian lingkungan atau dapat mengganggu operasi perusaha an, sehingga perlu segera dilaksanakan penanggulangannya, dimana jika dilaksanakan dengan prosedur biasa dapat menimbulkan kerugian yang lebih besar lagi.
8. Perbaikan Khusus adalah perbaikan yang membutuhkan keahlian khusus dan harus dilengkapi dengan sertifikat, data dan test serta rekomendasi dari tenaga specialist.
9. Damage Repair adalah perbaikan yang dilaksanakan, akibat adanya kecelakaan pada kapal dalam masa operasi, sehingga kapal harus keluar operasi, yang memerlukan fasilitas galangan ataupun perbaikan terapung (floating repair).
10. Kebutuhan Material adalah rencana untuk menentukan jenis dan volume sejumlah material yang dibutuhkan untuk melengkapi rencana kegiatan pemeliharaan dan perbaikan dan menjamin pelaksanaan pemeliharaan dan perbaikan, yang meliputi kebutuhan material untuk perawatan, perbaikan, running store, administrasi kapal dan perlengkapan anak buah kapal.
11. Running store adalah kebutuhan minimum sejumlah material, peralatan dan suku cadang yang harus disiapkan diatas kapal dalam masa operasi agar rencana kerja perawatan kapal dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya oleh anak buah kapal.

II.        PENYUSUNAN RENCANA KERJA

        1. Rencana Kerja Docking Repair

Schedule docking repair disusun dan ditetapkan berdasarkan masa laku surat-surat kapal atau sesuai dengan ketentuan Badan Klasifikasi dan Pemerintah.

Sesuai regulasi schedule docking dilaksanakan setiap 2 tahun untuk Annual Survey dan setiap 5 tahun untuk Special Survey.

Owner Superitendant (OS) menyiapkan dan menyusun Rencana Kegiatan Pemeliharaan kapal atau Plan Maintenance System (PMS) berdasarkan informasi:

-          Jenis Survey

-          Last docking report

-          Outstanding class recommendations

-          Due date class items

-          Informasi terakhir dari Ship Board Management

-          Kumpulan permasalahan dari running repair yang masih ada

Perkiraan waktu pelaksanaan docking repair diperhitungkan secara cermat dan ditetapkan lama waktu pelaksanaannya dengan memperhatikan volume pekerjaan yang direncanakan.

        2. Rencana Kerja Running Repair.

Rencana kerja running repair, pemeliharaan kapal direncanakan berdasarkan pertimbangan: tidak mengganggu operasi kapal dan ketersediaan peralatan kerja, material/suku cadang. Serta tetap harus memperhitungkan waktu pelaksanaannya.

Pelaksanaan Running Repair ini diselesaikan berdasarkan  Plan Maintenance System yang telah disusun dan ditetapkan.

Owner Superintendant (OS) bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaannya dan setiap saat berkordinasi dengan Bagian Pengadaan untuk memastikan material, peralatanatan maupun sparepart yang dibutuhkan telah tersedia sebelum pekerjaan Running Repair dilaksanakaann. 

III.     KEGIATAN PEMELIHARAAN

        1. Penyiapan Repair List Docking Repair

-  Repair list awal untuk docking repair dipersiapkan oleh Ship Board Management, sesuai fungsi masing-masing. Deck Departement dipersiapkan oleh Chief Officer, Engine Departement dipersiapkan oleh KKM dan Radio/ Navigation dipersiapkan oleh 2nd Officer dan semuanya diketahui dan ditanda tangani oleh Nakhoda kapal.

- Repair list agar disiapkan secara detail yang meliputi jenis dan volume pekerjaan, ukuran, lokasi serta kebutuhan material/suku cadang.

- Repair list awal yang telah ditanda tangani oleh Nakhoda harus diteliti terlebih dahulu oleh Owner Superitendant kemudian disusun kembali secara lengkap menjadi Docking Repair List, dalam bentuk/ format yang telah ditetapkan.

- Dockin Repair List yang telah disetujui oleh Direktur menjadi Final Docking Repair List,harus dipersiapkan minimal 3 bulan sebelum due for docking agar cukup waktu untuk proses penawaran harga ke dockyard.     

  2.  Penyiapan Repair List Running Repair

- Repair list Running Repair dipersiapkan oleh Owner Superitendant berdasarkan laporan kerusakan dari Nakhoda kapal atau due date survey class.  Sesuai format yang telah ditetapkan. Diteruskan kepada  Direktur untuk disetujui.  

-  Laporan kerusakan dipersiapkan oleh Chief Officer untuk Deck Departement, oleh Chief Engineer untuk Engine Departement dan oleh 2nd Officer untuk Radio dan Navigasi. Laporan ini diteliti dan diketahui oleh Nakhoda.

- Laporan kerusakan, harus mengandung informasi lengkap tentang :

·         Tempat dan waktu kejadian

·         Jenis kerusakan

·         Perkiraan penyebab dan akibat yang ditimbulkannya

·         Tindakan darurat yang telah diupayakan oleh ABK

·         Saran perbaikan selanjutnya berikut kebutuhan material/peralatan/suku cadang.

- Owner Superitendant meneliti dan mempertimbangkan tingkat kesulitan dari kerusakan yang timbul dan memberikan saran / masukan kepada pimpinan  apakah  penyelesaian  perbaikan kerusakan tersebut dapat dikerjakan sendiri oleh ABK atau harus diserahkan kepada pihak ketiga.          

3.        Running Store

             Agar supaya kegiatan perawatan kapal dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar oleh ABK, diatas kapal perlu disiapkan minimum spare kebutuhan material, suku cadang dan peralatan kerja dalam bentuk running store antara lain :

-          Consumable items untuk perawatan oleh deck departement.

-          Consumable items untuk perawatan oleh engine department.

Stock untuk running store deck depatement disiapkan, dikelola dan dipertangung jawabkan baik secara fisik maupun administrasinya oleh  Mualim I, sedangkan untuk engine department oleh KKM..

Permintaan untuk stock running store dari Deck Departement dan Engine Departement yang telah diketahui oleh Nakhoda, diperiksa dan diketahui oleh Owner Superintendant untuk disetujui oleh Direktur, kemudian diteruskan ke Bagian Pengadaan/Logistik untuk  pengadaannya.

Administrasi pengadaan/pergudangan running store maupun spare part dan peralatan kerja dipertanggung jawabkan oleh bagian Pengadaan/Logistik.

Administrasi penyiapan serta pelaporan pemakaian running store di kapal disiapkan oleh pemakai masing-masing, disetujui oleh KKM untuk Engine Departement dan Mualim I untuk Deck Department, keduanya diketahui oleh Nakhoda kapal,diperiksa oleh Owner Superintendant kemudian diteruskan kepada  Bagian Pengadaan/Logistik untuk pencatatan volume pemakaian.

Administrasi pelaporan ini dilaksanakan setiap 2 (dua)  bulan dalam bentuk copy stockcard running store dari kapal, dikirim dengan surat pengantar oleh Perwira Administrasi kapal kepada Bagian Pengadaan.

Administrasi Pengadaan mencatat dan mencocokkannya dengan Stockcard Running Store Bagian Pengadaan.

4.      Insentive / Premi / Bonus

    Insentive/premi akan diberikan untuk pekerjaan-pekerjaan khusus yang dilaksanakan oleh awak kapal diluar jadwal kegiatan harian atas perintah pengawas yang berwenang / Owner Superitendant setelah mendapat persetujuan dari Owner / Pimpinan Perusahaan.

 Pekerjaan khusus yang dimaksud diatas antara lain  untuk pekerjaan :

-       Service/overhaul pesawat pesawat /pompa-pompa yang harus dilaksanakan karena due date pemeriksaan class/due date service. Untuk overhaul Main Engine insentif diberikan untuk setiap cylinder, sedang untuk overhaul Auxiliary Engine dan Pompa-pompa serta valve diberikan untuk setiap unit.

-       Tank cleaning,  Pembersihan tangki - tangki muat dan  kamar pompa serta tangki - tangki ballast dari bekas atau sisa muatan minyak/ sludge removal/mud removal untuk memungkinkan dilaksanakannya pekerjaan panas /hot work diatas kapal.

-    Pembersihan tanki-tanki muatan dan kamar pompa dari bekas atau sisa muatan minyak dalam rangka penggantian jenis muatan yang akan diangkut.

5.      Damage Repair.

Dalam hal terjadi Damage Repair dalam waktu 1 x 24 jam Nakhoda bertanggung jawab untuk menyiapkan Berita Acara Kerusakan.

Berita Acara Kerusakan  harus menjelaskan hal-hal sebagai berikut:

-          Hari, tanggal dan jam kerusakan terjadi

-          Tempat/posisi kapal saat kejadian

-          Perkiraan penyebab kejadian

-          Upaya awal untuk mengatasinya

-          Perkiraan waktu penyelesaian dan kebutuhan material yang diperlukan

-          Saran perbaikannya.

Berdasarkan Berita Acara Kerusakan, Owner Superintendant segera mengadakan koordinasi, dengan pihak kapal dan Bagian Pengadaan/ Logistik  untuk penanggulangannya.                     

 

IV.   PERHITUNGAN  ESTIMASI  BIAYA

1.  Final Repair List baik untuk Docking Repair maupun untuk Running Repair yang telah disetujui oleh Direktur diteruskan ke Bagian Pengadaan / Logistik untuk perhitungan estimasi biaya dan waktu pelaksanaan serta pengadaan material/ sparepartnya.

2.     Estimasi biaya jasa dihitung berdasarkan price list (kalau sudah ada) atau ber dasarkan nilai kontrak terakhir (last contract). Sedangkan untuk material/ peralatan/suku cadang, berdasarkan referensi harga dari agen/ distributor atau dari last P.O.

3.     Estimasi biaya dan waktu pelaksanaan yang telah diselesaikan diperiksa dan diketahui oleh Bagian Pengadaan/Logistik dan diteruskan kepada Direktur untuk disetujui.

 

IV.   PENAWARAN HARGA

1. Final repair List untuk Docking Repair di kirim ke galangan-galangan paling lambat 2 bulan sebelum Due for Docking.  Paling lambat 1 bulan sebelum Due for Docking diharapkan pihak galangan telah dapat memberikan penawaran harga dan waktu pelaksanaannya.
2. Evaluasi penawaran harga dilaksanakan oleh team yang terdiri dari Owner Superintendant, Bagian Pengadaan / Logistik dan dipimpin oleh Kepala Bagian Logistik, sekaligus melaksanakan negosiasi harga dengan pihak penawar (Dockyard) yang memberikan penawaran yang paling rendah dan waktu pelaksanaan yang paling cepat.
3. Untuk Running Repair evaluasi penawaran dilaksanakan oleh team yang sama sekaligus melaksanakan negosiasi harga dengan pihak kontraktor yang memberikan penawaran yang paling rendah dan waktu pelaksanaan yang paling cepat. 
4. Hasil evaluasi dan negosiasi penawaran harga yang telah disepakati oleh kedua belah pihak, baik untuk Docking Repair maupun untuk Running Repair diteruskan kepada Direktur untuk disetujui.

VI.   PENGADAAN MATERIAL/PERALATAN/SUKU CADANG

1. Dari final repair list untuk Docking Repair maupun untuk Running Repair, Bagian Pengadaan/Logistik menginventarisasi jenis dan jumlah material/ peralatan/suku cadang, sekaligus menetapkan  mana saja yang dapat diadakan sendiri dan mana saja yang akan diserahkan kepada Dockyard/ kontraktor untuk pengadaannya. Kemudian diteruskan kepada Kepala Bagian Logistik untuk diketahui dan disetujui.
2. Bagian Pengadaan/Logistik meminta penawaran harga material/peralatan suku cadang kepada beberapa agen/distributor/kontraktor untuk setiap material/ peralatan/ suku cadang yang diperlukan.
3. Bagian Pengadaan/Logistik membuat evaluasi harga dari beberapa penawaran yang masuk dan melaksanakan negosiasi harga dengan penawar yang paling rendah.
4. Hasil evaluasi dan negosiasi harga yang telah disepakati kedua belah pihak diteruskan kepada Direktur untuk diketahui dan disetujui.

VII.   PENGAWASAN PEKERJAAN

1.   Pengawasan pekerjaan perbaikan kapal baik untuk docking repair maupun untuk running repair serta damage repair adalah Owner Superitendant

2.  Owner Superitendant bertanggung jawab atas kelancaran penyelesaian perbaikan kapal sesuai schedule yang telah ditetapkan, selalu berkoordinasi dengan bagian Pengadaan/ Logistik untuk kelancaran pengadaan/supply material /peralatan/suku cadang yang diperlukan.

3.   Dalam hal ada pengurangan item/volume pekerjaan, Owner Superitendant dapat langsung memberikan order kepada dockyard/kontraktor, Kemudian segera melapor kan secara tertulis pengurangan item/volume pekerjaan tersebut kepada Direktur.

4.  Dalam hal terjadi penambahan item /volume pekerjaan disebabkan baik oleh adanya rekomendasi Badan Klasifikasi/Pemerintah maupun dari hasil test, Ship Board Management segera mempersiapkan permintaan perbaikan sesuai dengan Bagian/ Departemen masing-masing. Permintaan perbaikan ini diteliti dan diketahui oleh Owner Superitendant dan diteruskan kepada Direktur untuk disetujui.

5.     Pekerjaan Tambah yang telah disetujui oleh Direktur, kemudian oleh Owner Superitendant  diteruskan ke Dockyard/kontraktor untuk segera dimintakan penawar an harganya.

6.  Untuk Pekerjaan tambah yang main itemnya sudah disetujui pelaksanaannya,  dapat langsung diberikan order pelaksanaannya oleh Owner Superitendant kepada Dockyard/Kontraktor.

VIII.   PELAPORAN

1.  Untuk Docking Repair, progress report pelaksanaan pekerjaan dilaporkan  oleh Owner Superitendant  seminggu sekali (weekly report) secara tertulis, dalam bentuk prosentase penyelesaian item-item pekerjaan, diteruskan kepada Direktur untuk diketahui.Untuk final docking report disiapkan oleh Dockyard , diperiksa dan ditanda tangani oleh Ship Board Management dan diketahui oleh Owner Superitendant.

2.  Untuk Running Repair dan Damage Repair, progress  report  pelaksanaan  pekerjaan disiapkan oleh kontraktor/pelaksana pekerjaan, diperiksa dan ditanda tangani oleh Ship Board Management dan diketahui oleh Owner Superitendant.

3.   Untuk Running store, dipersiapkan oleh  Kepala Depatement masing-masing , diketahui oleh Nakhoda Kapal diteruskan kepada Pimpinan Perusahaan , tembusan kepada Bagian Pengadaan/Logistik untuk direcord.

4.  Final docking report dan running report yang telah diketahui dan ditanda tangani oleh Owner Superitendant diteruskan kepada Kepala Bagian Logistik untuk diketahui dan dapat dipakai untuk proses lebih lanjut sebagai supporting document.

5. Setiap item pekerjaan/perawatan yang telah selesai dilaksanakan dibuatkan Catatan Perawatannya oleh masing-masing departemen.Catatan Perawatan meliputi:

6.     Waktu pelaksanaan perawatan

7.     Waktu pelaksanaan pengetesan dan hasil pengetesan.

8.    Catatan Perawatan ditempatkan dekat pesawat/peralatan yang bersangkutan ditempat yang mudah dilihat dan dibaca.